2.Dönem Sonu İşlemleri ve Yıl Sonu Okul İdaresine Teslim süreci, öğretmenler ve okul yönetimi açısından eğitim öğretim yılının en yoğun dönemlerinden biridir. Özellikle e-Okul işlemleri, not girişleri, devamsızlık kontrolleri, sosyal etkinlik raporları, zümre evrakları ve öğrenci başarı değerlendirmeleri gibi birçok resmi işlem bu süreçte eksiksiz şekilde tamamlanmalıdır. Eğitim kurumlarında düzenin sağlanabilmesi için yıl sonunda teslim edilmesi gereken belgelerin zamanında hazırlanması büyük önem taşır. Öğretmenlerin dönem boyunca tuttukları dosyaları düzenlemesi, sınav evraklarını arşivlemesi ve kurul kararlarını eksiksiz şekilde teslim etmesi hem resmi işleyiş hem de denetim süreçleri açısından dikkat edilen konular arasında yer alır. Bu nedenle yıl sonu işlemleri yalnızca evrak tesliminden ibaret olmayıp eğitim sürecinin genel değerlendirmesini kapsayan önemli bir aşama olarak görülmektedir.
Yıl sonu okul idaresine teslim sürecinde özellikle şube öğretmenler kurulu tutanakları, zümre toplantı evrakları, performans değerlendirme belgeleri, kulüp dosyaları, ders kesim raporları ve rehberlik çalışmaları gibi belgeler öne çıkmaktadır. Bunun yanında öğretmenlerin sınıf defterlerini kontrol ederek eksik kazanım, imza veya tarih bırakmaması gerekir. Okul yönetimi tarafından belirlenen teslim takvimine uyulması, hem öğretmenlerin iş yükünü azaltır hem de yeni eğitim öğretim yılına daha planlı başlanmasını sağlar. Özellikle dönem sonunda yoğunlaşan resmi yazışmalar ve belge düzenleme işlemleri nedeniyle öğretmenlerin önceden hazırlık yapması büyük kolaylık sağlar. Düzenli ve planlı yürütülen yıl sonu işlemleri, okulun kurumsal işleyişine katkı sunarken eğitim süreçlerinin sağlıklı şekilde tamamlanmasına da yardımcı olur.
Eğitim öğretim yılının sona yaklaşmasıyla birlikte öğretmenler için e-Okul işlemleri, karne hazırlıkları, not girişleri, yıl sonu raporları ve idareye teslim edilecek evraklar yoğun şekilde gündeme gelmektedir. Özellikle dönem sonlarında yapılacak işlemlerin eksiksiz tamamlanması, hem öğrencilerin başarı durumlarının doğru şekilde sisteme işlenmesi hem de resmi süreçlerin sorunsuz yürütülmesi açısından büyük önem taşır. Bu süreçte öğretmenlerin sınav değerlendirmelerinden sosyal etkinlik işlemlerine kadar birçok başlığı dikkatle kontrol etmesi gerekir.
Yıl sonu işlemleri yalnızca not girişinden ibaret değildir. Aynı zamanda zümre toplantıları, ŞÖK tutanakları, rehberlik raporları, kulüp dosyaları, ders kesim raporları ve çeşitli resmi belgelerin hazırlanarak okul yönetimine teslim edilmesini kapsar. Eksik ya da hatalı yapılan işlemler karne sürecini etkileyebileceği için tüm evrakların belirlenen takvim doğrultusunda tamamlanması önemlidir. İşte öğretmenlerin dönem sonunda dikkat etmesi gereken işlemler ve teslim edilmesi gereken belgeler:
E-Okulda Yapılması Gereken İşlemler
1. Sınav Notlarının Kontrol Edilmesi
Tüm yazılı ve uygulama sınav notları sisteme girildikten sonra dikkatli şekilde kontrol edilmelidir. Yanlış not girişlerinin önüne geçmek için öğrenci listeleri yeniden incelenmelidir.
2. Sınava Girmeyen Öğrencilerin İşlemleri
Raporlu veya izinli olduğu için sınava katılamayan öğrenciler için telafi sınavı yapılmalı ve alınan not e-Okul sistemine işlenmelidir. Özrü bulunmadan sınava katılmayan öğrencilerin not bölümü “G” olarak girilecektir.
Afet bölgesinden nakil gelen veya özel durum kapsamındaki öğrencilerden sınava katılamayan ya da proje teslim edemeyenlerin not alanı boş bırakılmalı, kesinlikle “G” notu girilmemelidir.
3. Ders Etkinliklerine Katılım Puanları
Haftalık ders saati:
- 2 saat ve altında olan derslerde en az 2 adet,
- 2 saatten fazla olan derslerde ise en az 3 adet
ders etkinliklerine katılım puanı verilmelidir.
4. Öğrenci Ürün Dosyası Notları
Özellikle Görsel Sanatlar dersi başta olmak üzere öğrenci ürün dosyası değerlendirmeleri tamamlanmalı, not fişleri kontrol edilerek gerekli teslim işlemleri yapılmalıdır.
5. Davranış Notlarının Girilmesi
Öğrencilerin dönem içindeki tutum ve davranış değerlendirmeleri sisteme eksiksiz şekilde işlenmelidir.
6. Okunan Kitapların Sisteme İşlenmesi
Öğrencilerin yıl boyunca okudukları kitaplar e-Okul sistemindeki ilgili bölüme eksiksiz girilmelidir.
7. Karne Öğretmen Görüşleri
Sınıf rehber öğretmenleri tarafından karne görüşleri öğrencilerin gelişim durumuna uygun, motive edici ve açıklayıcı şekilde doldurulmalıdır.
8. Sosyal Kulüp Öğretmen Görüşleri
Sosyal kulüp öğretmeni kulübünde olan öğrencilere dönem sonu karnede görülecek yazıyı girer.
Yıl Sonunda İdareye Teslim Edilecek Evraklar
1. Sosyal Kulüp Yıl Sonu Raporları
Sosyal kulüp danışman öğretmenleri tarafından kulüp faaliyetlerini içeren yıl sonu raporları hazırlanarak teslim edilmelidir. Bazı okullar aylık faaliyet raporu isterken bazı okullarda da kulüp defterleri tutuluyor. Bunlar yıl sonu faaliyet raporu birlikte teslim edilmelidir.
2. Rehberlik Yıl Sonu Raporları
Sınıf öğretmenleri ve sınıf rehber öğretmenleri tarafından yıl boyunca yapılan rehberlik çalışmalarını içeren raporlar hazırlanmalıdır.
3. Sosyal Etkinlik İşlemleri
Sosyal etkinlik veri girişi yapıldıysa kontrol ediniz. İdare tarafından onaylanmadıysa hatırlata bilirsiniz.
4. Sınıf Defterlerinin Teslimi
Sınıf defterleri eksiksiz doldurulmuş, konu başlıkları tamamlanmış ve gerekli imzalar atılmış şekilde okul yönetimine teslim edilmelidir.
5. Ders Kesim Raporları
Her ders için ayrı olacak şekilde ders kesim raporları hazırlanmalı ve ilgili birimlere teslim edilmelidir.
6. Ortak Sınav Raporları
Ortak yapılan sınavların uygulama süreci, konu dağılımları, soru türleri ve sonuç analizleri zümre öğretmenler kurulunda değerlendirilerek raporlaştırılmalıdır.
7. ŞÖK Toplantı Tutanakları
Yıl sonu Şube Öğretmenler Kurulu toplantıları yapılarak gerekli tutanaklar hazırlanmalıdır.
8. Zümre Toplantı Tutanakları
Branş öğretmenleri tarafından gerçekleştirilen yıl sonu zümre toplantılarına ait tutanaklar düzenlenmelidir.
9. Veli Ziyaret Evrakları
Yıl içerisinde gerçekleştirilen veli ziyaretlerine ait formlar ve tutanaklar teslim edilmelidir.
10. Nöbet Defteri Kontrolleri
Nöbet defterindeki eksik imza ve kayıtlar kontrol edilerek tamamlanmalıdır.
11. Sınav Evraklarının Teslimi
Dönem boyunca yapılan sınavlara ait soru kağıtları ve cevap evrakları düzenli şekilde dosyalanarak idareye teslim edilmelidir.
12. Egzersiz ve Destekleme Evrakları
Egzersiz çalışma defterleri, varsa öğretmen kılavuz kitapları ve ilgili çalışmalar teslim edilmelidir.
13. Proje ve Ders Etkinlik Ölçekleri
Öğrencilerin proje çalışmaları ve ders etkinliklerine katılım değerlendirme ölçekleri hazırlanarak okul yönetimine teslim edilmelidir.
Dönem sonu işlemlerinin planlı şekilde yürütülmesi, hem öğretmenlerin iş yükünü azaltır hem de karne sürecinin sorunsuz tamamlanmasını sağlar. Bu nedenle teslim tarihleri dikkate alınmalı ve tüm resmi işlemler zamanında tamamlanmalıdır.
